「伝える」というのは意外と難しい
自分では伝えたつもりでも、相手にちゃんと伝わっていなかった、そんな経験ってありませんか？
「伝える」と「伝わる」一文字しか違いませんが、その違いはとても大きく、日常生活や仕事を円滑に進めるためにもこの「伝える」という行為はとても重要です
17年間営業として様々な場面を経験してきた私が、相手に伝わる話し方のポイントをお伝えしていきたいと思います
なぜ伝わらないということが起こるのか？
相手がこちらの話を理解していないケースと、自分の伝え方が悪いケースが存在しています
見落とされがちなのが自分の伝え方、相手に対して本当にきちんと説明できていましたか？
もう少し説明を足したり、資料や映像を見てもらって分かりやすくしたり、伝え方を工夫できたな、そう思う場面も多々あるはずです
まずは相手を責める前にまずは自分の伝え方が適切だったかを振り返ってみましょう
「伝える」と「伝わる」は全然違う
自分では伝えたつもりでも、実際に伝わっていなければ意味がありませんよね
「伝える」を「伝わる」に変えていきましょう
伝わる ⇔ 双方向
イメージとしてはお互いが同じ向きを向いているのが「伝わる」ということです
一文字違うだけで意味が大きく変わってきます、ポイントを押さえて話すことで伝わる話し方は簡単に手に入ります
PREP法を用いて話す
PREP(プレップ)法というのは
Reason・・・理由
Example・・・具体例
Point・・・結論
それぞれの頭文字を取ってPREP法といいます
パッと見で結論2回出てきているけど大丈夫かな、なんて思いますよね
結論が2回という所がPREP法の重要なポイントです
最初は難しいかもしれませんが、この順序を意識して話すことで、相手に伝わる話し方になります
相手に話す時はPREP法を使って話すことをおすすめます
【理由】・・・その結論に至った理由
PREP法を用いると、順序だてて話すことができます
【具体例】・・・理由に説得力を持たせるような具体例を出す
結論から話し、その結論に対して理由と具体例を出して説明をすると
相手は話の全体像を想像しやすくなり、スムーズに会話が進むからです
【結論】・・・最後にまとめの結論をもう一度述べる
こういったことからもわかるように
相手に話をする時はPREP法を用いて話すのをおすすめします
1.結論から話す
前述したPREP法でもあるように、特にビジネスシーンでは結論から伝えることが大切になってきます
だらだらと話して結局何が言いたかったのかわからないということにならないように、結論を先に言った後に補足説明をするようにしましょう
2.すべてを伝えず短く話す
これは意外と出来ていない方が多いのですが、要点のみ短く伝える方が話は伝わります
だらだらと長く話すと余計な情報が多くなってしまい、実際に重要な部分がどこなのか分かりにくくなってしまう為です
よく「1聞いて10理解しろ」なんて理不尽な話がありますが、自分が思っている内容を「10」にするのであれば、今は「5」伝えないといけないな、とか、これは「2」で十分だなと言った具合に、状況に応じて伝える情報量を調整しましょう
3.数字を使う
仕事の進捗状況を確認する時に、曖昧な聞き方や伝え方をしていたりしませんか？
曖昧なやり取りをしていると、自分と相手との間にズレが生じてきます
進捗状況を聞かれた場合には「2/3」終わってます、残りは「5割」ですといった具合に
数字を使って現状を報告しあうようにしましょう
4.反復してもらう
相手に伝える時に、伝える内容を言いっぱなしにしている人がとても多い印象を受けます
言ったことが相手に伝わっているかを確認するために、相手に反復してもらうと言ったやり方があります
相手は口に出して言うことで改めて内容を確認でき、こちらはその時点で思っている感じと違えば指摘することもできるので、お互いにメリットのあるやり方になります
反復してもらったら最後にわからない点がなかったかを確認するとより良いでしょう
相手に合わせて使う言葉を変えるとより伝わる
相手によって使う言葉を変えることはとても重要です
仕事では専門的な用語が必要になる場合でも、相手が小さな子どもであれば簡単な言葉を使って会話をしますよね
それと同じことで、年齢やシーン別でその場にあった言葉を選ぶことで伝わりやすさは格段にUPします
まとめ
相手に伝わるような伝え方はポイントさえ押さえておけば簡単に手に入れることができます
最初は難しいかもしれませんが、意識して行うことで自然と身に付いてきますので、無理のない範囲で実践してみてくださいね
