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【仕事を効率化】マルチタスクもコツさえつかめば意外と難しくない

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マルチタスクはコツさえつかめば難しくない

マルチタスクをこなすポイントは「スケジュールの立て方」と「集中力を高める」この2点だけです

マルチタスクって難しそうだな…そう思っている方はぜひ最後までご覧ください

スケジュールの立て方やTODOリストの作り方をご紹介していきます

マルチタスクとシングルタスクの違いとは?

マルチタスク=2つ以上のタスクを同時にこなす

シングルタスク=1つのタスクを集中してこなす

マルチタスクとシングルタスクの違いは上記の通りですが

どちらが良い、どちらが悪いということではありません

 

マルチタスクとシングルタスク効率がいいのはどちらか

マルチタスクとシングルタスク、実際に仕事の効率がいいのはどちらなのかですが

 答えは「その人によって違う」です

できる人からしたらマルチタスクは非常に効率の良い仕事の仕方です

やらなくてはいけないことが多い時、マルチタスクが可能な人は時間を有効に使うことが出来てとても便利です

逆にシングルタスクが得意な人が無理にマルチタスクをしても、かえってパフォーマンスが落ちてしまうということがあります

 

仕事が出来る人はマルチタスクって本当?特徴は?

今まで出会った恐ろしく仕事ができる人たちは、もれなく全員がマルチタスクでした

そしてその人達は「コミュニケーション能力が高い」という共通点も持っていました

 

マルチタスクのデメリット

マルチタスクのデメリットとしてあげられるのは「脳に負担がかかる」ということです

マルチタスクをしている時の脳は2つ以上のことを同時に処理しているため

大きな負担がかかった状態です、慣れていなければストレスがたまり仕事の効率を下げてしまいます

 

マルチタスクをする際の4つのポイント

・TODOリストを作る

・作業を細分化する(15~30分程度に分ける)

・重要な仕事から着手する

・定期的に休憩をはさむ

4つのポイントをそれぞれ深堀して、さらに補足説明をしていきます

 

☑TODOリストを作って作業を細分化させる

マルチタスクをする前にはTODOリストを作りましょう

人間の集中力は15分周期だと言われてるので

TODOリストを作る際は1つのタスクを15~30分程度でできるような作業内容にします

作業を細分化することは1つの作業に集中して取り組めるようにするためです

 

☑重要な仕事から着手するようにする

TODOリストを作ったら優先順位をつけ重要な仕事から着手するようにします

重要な仕事は午前中に、メールのチェックや優先度の低い仕事は午後に回すなど作業の取り組み方を少し工夫してみてください

関連する作業をまとめることも作業効率のアップにつながります

 

☑定期的に休憩を取ることで作業効率はあがる

ポモドーロ・テクニックという時間管理術があるのをご存知でしょうか

1.達成したいタスクを選ぶ

2.タイマーで25分を設定する

3.タイマーが鳴ったら5分休憩をする

4.ステップ1~3を4回繰り返したら少し長めに休憩する(15~30分)

このような手順で作業をすることで、集中力を途切れさせることなくタスクを達成することができます

時間がもったいないからと言って休憩を取らずに作業をする人をよく見かけますが

集中力の切れた状態でずっと仕事をし続けるのは非効率なので気をつけましょう

 

☑仕事を中断する要素をなるべく減らす

例えば作業中に新規メールが来たことがわかるとそちらが気になってしまって集中力が途切れてしまうことがあります

それを防ぐためにあらかじめ通知を切っておいてメールチェックの時間を決めておくなど

その時に不必要な作業が発生しないような環境作りマルチタスクを行う上では大切になってきます

 

まとめ

マルチタスクが仕事をおこなう上で必須というわけではありません

作業内容などによってはシングルタスクの方が効率がいい場合もあります

しかしスケジュールをうまく立てられるとマルチタスクは驚くほどスムーズにおこなうことができます

その時々でマルチタスクとシングルタスクを使い分けられるようになると効率よく仕事をすることができます

ぜひ今回紹介したポイントを参考に仕事を効率化してみてくださいね